Bilgi 21’de grup oluşturmayı ve gruplara kullanıcı ekleme anlatıldı. Bu yöntemlerle Bilgi işlem, Tasarım ve Yazılım olmak üzere 3 tane grup oluşturduğunuzu varsayalım.

Bu gruplara üye eklerken dikkat edilmesi nokta kullanıcı yetkilerinin kısıtlanmasıdır.

Tüm kullanıcılara ulaşım kutucuğu boşaltılmalıdır. Kullanıcının kendi grubundaki mesajları görebilmesi için Kullanıcıların Kendi Gruplarına Ulaş seçeneği aktif edilmelidir. Eğer kullanıcının kendi grubundaki mesajlara da ulaşmasını istemiyorsanız bu seçeneği kaldırmalısınız.

Bilgi 18-a: Herhangi bir gruptaki kullanıcının tüm faksları görmesi nasıl sağlanır?

Tüm faksları görmesini istediğiniz kullanıcının üzerine sağ tıklayın ve Pasif grup üyeleri seçeneğini tıklayın.

Hakan kullanıcısı artık kendi grubu dışında da tüm gelen ve giden faksları görüntüleyebilir.

Bilgi 18-b: Gelen fakslar gruplara nasıl ulaşır?

Gelen fakslar ilk olarak yönetici kullanıcısına gider.

Yönetici uygun bulduğu kullanıcıya faksı –sürükle bırak- yöntemi ile yönlendirir. Bu örneğimizde yöneticinin faksı Ayşegül kullanıcısının üzerine sürekleyip bıraktığını düşünelim. Bilgi İşlem grubuna üye olan Ayşegül’ün gelen faks klasörü şekildeki gibi olacaktır:

Bilgi işlem grubundaki Okan kullanıcısı ise faksı:

 Bulunduğu grubun ismine tıklayarak görebilecektir.

Yönetici faksı –sürükle bırak- yönteminin yanı sıra Kullanıcı isminin üzerine çift tıklayarak da yönlendirme yapabilir.

Administrator kullanıcısına çift tıkladıktan sonra açılacak pencerede:

Genel bölümünden faks, istenilen kullanıcıya yönlendirilebilir.

Bilgi 18-c: Gruplardaki üyelerin mesajı başka kullanıcıya göndermesi

Bilgi 18-b’de olduğu gibi herhangi bir grupta bulunan kullanıcı kendisine gelen faksı kullanıcı ismine çift tıklayarak yönlendirebilir. Bunu engellemek için kullanıcı yöneticisinde kullanıcıya tanımlanmış Faks Sahibini Değiştirme özelliğini iptal etmeniz gerekmektedir.

Bilgi 18-d: Yönetici aynı faksı birden fazla gruba nasıl yönlendirebilir?

Yönlendirilecek faks üzerine sağ tıklayın ve Kopyala seçeneğine tıklayın. Kopyalanan mesajınızı başka bir gruba daha gönderebilirsiniz.